單位公章使用登記表-單位公章使用登記表樣本圖片

公司的印章，除了“公章”“合同專用章”“財務(wù)專用章”“法人章”“發(fā)票專用章”五種常見印章之外，有時候還會根據(jù)業(yè)務(wù)需要刻制各種“部門章”’“業(yè)務(wù)章”，如采購部門章、訂單專用章、驗收專用章、開單專用章、檢驗專用章等。

有時候，公章的用印申請手續(xù)繁瑣，耗時長，我們便會用部門章或業(yè)務(wù)章對外簽署一些簡單的文件。

那么采購部門章或業(yè)務(wù)章對外簽署文件有沒有法律效力？

根據(jù)律圖網(wǎng)律師的解釋，關(guān)于部門印章的效力問題，歷來都是理論界的爭議焦點，大概可分為表見代理說，無權(quán)代理說，以及有越權(quán)代理說等等。

表見代理說認為，部門屬于企業(yè)的內(nèi)部職能機構(gòu)，只要是部門對外的真實意思表示，而對方有理由相信部門的意思就是代表企業(yè)，那么部門印章的行為就構(gòu)成典型的表見代理;

無權(quán)代理說認為，只有依法成立的法人才有民事行為能力，但部門不是法人更無民事行為能力，所以其所做的印章行為應(yīng)當屬于無權(quán)代理，當然不能產(chǎn)生法律效力;

越權(quán)代理說認為，部門屬于企業(yè)內(nèi)部的一般業(yè)務(wù)機構(gòu)，其只能在應(yīng)有的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)作出意思表示，才能發(fā)生法律效力，但是如果越權(quán)并導(dǎo)致使用部門印章錯誤，則應(yīng)當屬于越權(quán)代理，未經(jīng)企業(yè)的追認，其印章的行為當然自始無效。

由于部門章或業(yè)務(wù)章的對外使用，存在法律效力瑕疵，而且部門章和業(yè)務(wù)章的用印申請和審核，往往沒有公司級印章嚴苛，對外使用存在風(fēng)險。筆者建議，在我們采購工作中，我們想讓簽署的文件沒有法律效力瑕疵的，一定要加蓋公章（合同可加蓋合同專用章）；我們本意不想簽署但又推脫不過，想讓簽署的文件存在法律效力瑕疵，為后期留下周旋空間的，那就加蓋部門章或業(yè)務(wù)章。

以下是簡要版《印章管理制度》，供參考。

第一條 印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具。印章管理關(guān)系到公司的生存和發(fā)展。為了規(guī)范集團印章管理，嚴控印章使用風(fēng)險，特制定本制度。

第二條 辦公室負責(zé)印章管理工作，具體負責(zé)印章發(fā)放、印章回收和印章代管，并對印章的刻制、保管和使用進行監(jiān)督、考核。

第三條 本制度適用于全公司。

第四條 公司級印章的刻制

公司成立后，由辦理公司注冊登記部門的總經(jīng)理指定可信賴的人員持公司營業(yè)執(zhí)照、公司法定代表人身份證復(fù)印件等資料到當?shù)毓矙C關(guān)指定的印章刻制社刻制公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章和法定代表人名章，并將刻制好的印章封存后帶回辦公室，辦理交接手續(xù)后，交由辦公室代管。如印章刻制社提供的，刻制好的印章須直接交給辦理公司注冊登記部門總經(jīng)理指定的人員。公司重組、更名等情況需要重新刻制印章的，由總經(jīng)理指定人員重新刻制。新章刻制后啟用前須在辦公室登記備案，舊章交回辦公室統(tǒng)一封存保管。

第五條 部門章及其他業(yè)務(wù)章的刻制

公司經(jīng)營過程中，所轄部門如需刻制部門章或其他業(yè)務(wù)章時，應(yīng)由部門負責(zé)人向辦公室提交書面請示，經(jīng)法務(wù)部審核、辦公室主任審批后方可刻制；該印章由總經(jīng)理授權(quán)部門負責(zé)人保管，并按照本制度的有關(guān)規(guī)定保管和使用。

第六條 公司級印章刻制后，由總經(jīng)理向辦公室申請領(lǐng)取使用，并簽訂公司統(tǒng)一格式的《印章委托管理合同》，建立《印章保管登記表》；受托人在領(lǐng)取和歸還印章時，應(yīng)在《印章保管登記表》上記錄簽名。

新公司成立后、投產(chǎn)前的工廠建設(shè)階段，由項目負責(zé)人向辦公室按上述程序請領(lǐng)使用。

第七條 公司應(yīng)配置專門的電子保險柜用于公司印章的存放。保險柜應(yīng)擺放在辦公室或總經(jīng)理辦公室（辦公室人員控制在2-3人左右），尺寸不得小于80*45*45cm，內(nèi)有單獨的保險盒且具備報警功能。兩個初始密碼必須修改，且不得相同。由總經(jīng)理保管保險柜鑰匙，辦公室主任保管密碼，實行雙人雙鎖管理。總經(jīng)理僅保留一把機械鑰匙，其他機械鑰匙和密碼鑰匙須統(tǒng)一封存且分開擺放在辦公室。保險柜鑰匙和密碼不得由總經(jīng)理一人完全掌握。保險柜密碼至少每3個月必須修改一次。

第八條 財務(wù)專用章和法定代表人名章應(yīng)嚴格分開保管。財務(wù)專用章由財務(wù)負責(zé)人領(lǐng)取和保管，法定代表人名章由辦公室負責(zé)保管。其他業(yè)務(wù)章或部門章由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)部門負責(zé)人保管。

第九條 辦公室應(yīng)建立《印章保管登記表》，對印章保管人予以登記和動態(tài)管理。印章持有情況納入離職時移交工作的一部分。如持有公司印章的員工離職，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

第十條 印章的使用范圍

1、公司公章：用于公司對外經(jīng)營活動中以公司名義簽署的各類文件，包括公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料。

2、合同專用章：專門用于以公司名義對外簽訂各類經(jīng)濟合同。

3、財務(wù)專用章：由財務(wù)人員依照日常的工作權(quán)限使用。

4、部門章：僅在本部門的職能范圍內(nèi)使用，不得用于對外簽署任何文件。

5、業(yè)務(wù)章：僅用于特定的業(yè)務(wù)辦理，不得超范圍使用。

6、法定代表人名章：用于財務(wù)、合同事務(wù)及其他有關(guān)事務(wù)。

第十一條 印章的使用程序

（一）公章及合同專用章的使用程序

1、公司人員需使用印章時，應(yīng)填寫公司統(tǒng)一格式的《用章審批表》（包括：印章名、用章材料的名稱、用章部門、用章日期和用章次數(shù)、留存情況），由其部門負責(zé)人從業(yè)務(wù)角度審核后簽署意見。

2、辦公室主任對用章審批表填寫的完整性、部門負責(zé)人簽字的真實性以及用章材料規(guī)范性、內(nèi)容真實性、法律風(fēng)險性進行審核并簽署意見。用章材料內(nèi)容涉及法律、技術(shù)、財務(wù)等專業(yè)領(lǐng)域的，應(yīng)送交相關(guān)部門審核，并簽署意見。

3、將材料審核意見報總經(jīng)理確認，由總經(jīng)理在《用章審批表》上簽署同意意見后，方可履行蓋章手續(xù)。

4、辦公室主任出差期間，可將保險柜密碼委托給辦公室文員暫管。辦公室主任回來后，應(yīng)及時修改密碼。總經(jīng)理出差期間，可將保險柜鑰匙委托給除辦公室主任和文員以外的其他可信賴人員暫管。出現(xiàn)緊急用印情況時，暫管人口頭請示總經(jīng)理同意后，可先行與辦公室主任取印。用印完畢后，暫管人應(yīng)將用印材料留存一份，待總經(jīng)理回公司后審核。總經(jīng)理回公司后應(yīng)及時在《用章審批單》辦理補簽手續(xù)，并注明“補簽”字樣。

5、《印章審批單》作為用印憑據(jù)由辦公室留存一份，每月定期整理后交檔案員歸檔。

6、印章原則上不得帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，必須填寫《印章外出使用交接表》。詳細填寫印章名稱、借用日期、借用原因、借用人、審核領(lǐng)導(dǎo)以及歸還時間，經(jīng)辦公室和總經(jīng)理批準后由一名印章保管員和一名申請使用部門人員（共兩位非關(guān)聯(lián)方）共同攜帶使用。在任何情況下，絕不允許單獨由申請借章部門一人將印章帶出使用。

7、印章必須和落款名稱相符。蓋章應(yīng)端正清晰，齊年蓋月（日）。簽名蓋章一起的，必須遵循先簽名后蓋章的原則。每份用章文件超過一頁紙的須加蓋騎縫章。

8、用章后的材料必須由印章管理部門留存?zhèn)錂n復(fù)印件。涉及公文、合同以及其他重要材料的，則必須留存?zhèn)錂n一份原件。

9、禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須書面申請并經(jīng)總經(jīng)理書同意。

（二）其他部門或業(yè)務(wù)章的使用程序

其他部門或業(yè)務(wù)印章的使用由部門負責(zé)人在其職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)規(guī)定的使用范圍對用章材料進行審核確認，并在《用章審批單》上簽字后方可蓋章。部門或業(yè)務(wù)印章的使用情況須及時做好使用登記，每月定期將使用登記表報辦公室備案存檔。

第十二條 印章保管人必須妥善保管印章，如有偷盜、遺失、損毀，必須及時向辦公室檔案室負責(zé)人以及總經(jīng)理報告并及時登報公告掛失，責(zé)任人應(yīng)按刻制價格賠償。給公司造成損失的，按公司索賠管理制度承擔(dān)賠償責(zé)任。

印章遺失、損毀后，由總經(jīng)理指定人員憑營業(yè)執(zhí)照、公告掛失的報紙等材料，到當?shù)毓矙C關(guān)指定的印章刻制社重新刻制公章。

各類需要銷毀的印章必須交到辦公室統(tǒng)一封存，任何部門和個人不得擅自處理。

第十三條 任何人員必須嚴格依照本制度規(guī)定的程序、范圍使用印章，未經(jīng)履行規(guī)定手續(xù)，不得擅自使用。辦公室將定期安排人員檢查制度執(zhí)行情況，對于違反本制度規(guī)定使用印章的，將視情況給予責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟處罰。

1、未按制度規(guī)定擅自刻制、領(lǐng)用公司或部門印章的，給予500元經(jīng)濟處罰；

2、未按制度規(guī)定配置保險柜和管理鑰匙、密碼的，給予300元經(jīng)濟處罰；

3、未按制度規(guī)定將財務(wù)專用章和法定代表人印鑒由一人掌握的，給予300元經(jīng)濟處罰；

4、未按印章使用流程使用公司印章的，給予500元經(jīng)濟處罰；

5、未按制度規(guī)定單獨由一人將印章借出使用的，給予500元經(jīng)濟處罰；

6、未按制度規(guī)定將用章審批表和重要用章文件存檔的，給予300元經(jīng)濟處罰；

7、未按制度規(guī)定擅自銷毀公司印章的，給予300元經(jīng)濟處罰。

8、其他違反本制度規(guī)定的行為將視情況給予300-500元經(jīng)濟處罰。

其他公司造成損失的，將另行追究責(zé)任人的相關(guān)賠償責(zé)任；觸犯國家法律的，將移送司法機關(guān)依法處理。

第十四條 本制度解釋權(quán)歸制度建設(shè)委員會。

第十五條 本制度自頒布之日起正式執(zhí)行。前期相關(guān)制度自行廢止，未盡事宜將另行補充。

頒發(fā)日期：二〇二二年四月八日

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