公司拜訪政府拜訪函模板-關于拜訪上級部門的函
來源 | 賽柏藍 (未經授權,禁止轉載)
特約撰稿 | Blue
中國是禮儀之邦,有些講“禮數”的老板會在歲末年初或是履新之際提出去拜訪一下相關“領導”,感謝既往對公司的支持,暢談來年的項目合作,如果這個活兒落到你頭上,恭喜你,你學習和提升的機會來了!
疫情之前,總部的大老板來中國參加高層次的會議,如博鰲亞洲論壇等,也往往會留出一些時間,拜訪國內相關部委的領導,這個準備起來比較復雜,要公關部、政府事務部等部門和國外對接,共同完成,還要準備中英文的拜訪手冊。
這兩年這種麻煩倒是省了,現在的政策環境,即使本土的老板要拜訪部委的領導,哪怕是司局級的領導,沒有“大項目”也難約見了。
現在能拜訪的“領導”,多指國家部委下屬事業單位和研究機構的負責人、行業協會的負責人、醫院的院長等。
如果你是這次拜訪活動的主要負責人,如何準備才能體現出高效、專業,讓老板和“領導”都滿意,達到預期的拜訪效果呢?
以下的checklist拿走不謝!
01 拜訪前
1. 明確拜訪目的
首先要在公司內部明確老板的拜訪目的是什么?老板有明確的目的當然好,即使老板說“沒什么特殊的目的,就是去認認門兒”,你也要絞盡腦汁兒想出個一、二、三來,因為客戶是你的客戶。
既往公司和該機構有哪些合作?機構和公司的業務還有哪些契合點可以深化后續的合作?這個“領導“的背景、專長和影響力可以發揮什么作用?”領導“很忙,如果沒有合適的拜訪目的和理由,你也很難去約見。
2. 準備拜訪資料
資料準備又分為給對方機構的和給老板及內部使用的兩個版本。
一般對方會指定一個負責人和你對接,提前確認拜訪的時間、會議室的安排等,建議你給對方寫一份《請見函》或《關于XXX拜訪的溝通函》,以示正規和專業,同時也會引起對方的重視,函中寫明拜訪的時間、地點安排、公司方人員名單及職務、溝通的主要議題(最好總結出3條)、公司方領隊人員的介紹(簡歷)、此次拜訪的聯系人和電話等,用公司的抬頭紙打印(是否加蓋公司公章可視情況而定)。
給內部使用的資料包括:拜訪的時間、地點安排,對方機構的介紹,既往合作歷史(項目、金額、成果等)、此次拜訪溝通的議題、對方出席人員中最大領導的個人介紹(由對方提供或從網上搜索)。
總之,要讓雙方了解見什么人、談什么事兒。
3. 踩點拜訪路線
提前踩點,特別是會談后有參觀安排的,要提前把相關路線走一遍,計算好時間以便當天把控時間和引領路線。還有公司老板們會乘幾輛車、是否可以開進去、車號是否需要提前報備,車停在哪里等,做到心中有數。
4. 細節考慮周全
如果拜訪人員中有外籍人員,需提前了解是否需要報備(提交外籍人員的護照復印件等),是否需要現場翻譯,由哪方安排?
拜訪安排在哪個會議室,座次如何安排都有禮儀上的要求,但有些“領導“有自己的習慣,都要提前和對方負責人確認,有些嚴謹的機構甚至會要求根據雙方人員提前出具座次圖,如果有這樣的要求,座次圖要附在上面提到給內外部的溝通文件中。
如涉及桌簽、會議資料、茶歇便餐、攝影攝像、橫幅臺花等,由哪方準備,提前確認。
是否需要互換紀念品,尊重對方的意思,如果對方有印有Logo的紀念品,或提供領導親筆簽名的自己寫的書,也要相應準備有公司Logo的紀念品,否則只有一方贈禮就尷尬了,中國人講究禮尚往來。
02 拜訪中
1. 內容把控
如果雙方已經準時坐下來開始寒暄了,這次拜訪就已經成功了一半。但還要時刻關注會談的內容和進程,在有限的時間內要把之前設定的重要談話議題溝通到,否則就達不到拜訪目的了。
有時“領導”很發散,或者很強勢,會談的內容往往被帶偏了;有時老板“面子薄”,想說的話不好意思說出口,這時你要“挺身而出”了,找到合適的時機起承轉合,幫老板把話題巧妙地拉回來或者做個鋪墊,這是考驗你能力的時刻。
2. 時間把控
“領導”和老板都是忙人,拜訪后的時間也會銜接得很緊湊,或者會談后還有實地參觀,因此除了把控內容外,時間進程也是你要特別關注的。如果對方領導“滔滔不絕”,要和對方的負責人打配合,由他/她適當提示一下會更禮貌。
3. 要點記錄
會談中你要眼觀六路、耳聽八方,還要將關鍵信息、數字、時間等記錄下來,并且抓拍一些不同場景和角度的照片,為會后的文字總結積累必要的素材。
4. 突發事件
即使準備周全,在拜訪中也可能會出現各種突發事件,比如你提供給對方的公司拜訪名單中的某個老板臨時告知你不來了,路上遇到交通事故大堵車不能按時抵達等,都要保持和對方負責人的實時溝通,讓對方心中有數并做出必要的調整。
03 拜訪后
1. 會談紀要
拜訪結束后,文字總結很關鍵。一方面,你可能需要郵件總結活動并抄送相關人員;或者提供初稿給到PR部門在公司內網發出活動簡報,特別要注意提供高清晰度的照片,包括合影、會談或參觀的不同場景的特寫等,供公關部挑選使用。
如果拜訪中雙方達成了項目合作的意向,會議紀要就是重要依據了,有時對方也要求你提供紀要以便后續跟進。同時紀要也是你在公司立項、確定預算出處、推動各部門協作、完成對客戶承諾的重要依據。不得不說,有時老板承諾的項目在后續推進時會遇到合規、流程、換人、預算等方面的各種問題,需要“立字為證”。
2. 及時感謝
表達感謝要及時,拜訪結束在回來的路上就要給對方發微信表示感謝。推己及人,如果你是對方,收到這樣的感謝信息是否心里也會有一絲暖意呢?事后有機會回訪時再當面表示一下感謝,也能拉近彼此之間的距離,利于后續的合作。
3. 總結復盤
沒有總結復盤,就沒有螺旋上升。思考、總結,把此次拜訪安排中的收獲或是有待提升之處記錄下來,完善checklist, 下次安排此類活動就會更加從容。也許你以后升職了,并不需要自己處理這些細節了,培訓下屬也更明確高效。
可能你會說,有必要搞得這么復雜嗎?當然,你可以根據實際情況刪繁就簡,但千萬不要低估了客戶的認真程度,筆者曾經在晚上十點多收到對方發來的更新版日程安排,是剛剛加班完成的;也曾按對方辦公室主任的要求一起去走拜訪路線,沿途其還不停地和工作人員交代注意事項等。
你想得周全些、承擔得多些,對方就能放心些、輕松些。
羅振宇在2022年跨年演講中說:“把復雜留給自己,把簡單留給用戶” ,就是這個道理。
其實在對方的位置上,能夠接觸到各公司的人,心中自然有個評判和高下,你認真了,對方也會認真對待你的事兒。
有些人覺得老板的拜訪是消耗自己的,但怎樣轉化成幫你做客戶,主動權把握在你的手中。